為了加強(qiáng)醫(yī)院公文管理，嚴(yán)格公文制發(fā)程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院公文管理規(guī)范化，提高公文處理工作的效率和公文的質(zhì)量，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，特作如下規(guī)定：
一、根據(jù)公文的性質(zhì)，確定發(fā)文形式
(一)凡屬全院性的，需長(zhǎng)期執(zhí)行的制度、規(guī)定、辦法及上報(bào)文件，均以紅頭文件形式印發(fā)。
(二)各職能科室的臨時(shí)性通知、通報(bào)，經(jīng)分管院長(zhǎng)同意并簽字后，以科室名義印發(fā)。
二、常用公文種類
(一)決議：用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)命令(令)：用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。
(四)公報(bào)：用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
(五)公告：用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(六)通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(七)意見：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。
(八)通知：用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)馬位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(九)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神并告知重要情況。
(十)報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回套上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
(十一)請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。
(十二)批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十三)議案：用于各級(jí)人民政府按照法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
(十四)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)署答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十五)紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
三、公文格式
(一)發(fā)文單位：應(yīng)寫全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。
(二)發(fā)文字號(hào)：包括機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱、年份、字號(hào)：
1．黨委發(fā)文：岳縣醫(yī)黨字( )號(hào)
2．行政發(fā)文：岳縣醫(yī)院字( )號(hào)
3．工會(huì)發(fā)文：岳縣醫(yī)工字( )號(hào)
4．團(tuán)委發(fā)文：岳縣醫(yī)團(tuán)字( )號(hào)
(三)公文標(biāo)題：標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事項(xiàng)、公文種類。
(四)主送機(jī)關(guān)：位于標(biāo)題之下，正文之前，頂格書寫。
(五)正文：公文的內(nèi)容。
(六)成文時(shí)間：以院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，加蓋公章要“騎年蓋月”。
(七)抄送、抄報(bào)機(jī)關(guān)位于文件下端，制發(fā)機(jī)關(guān)之上。抄報(bào)上級(jí) 機(jī)關(guān)的標(biāo)明“抄報(bào)”；抄送平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)標(biāo)明“抄送”。
(八)制發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、份數(shù)。
四、文件編碼規(guī)則
1、醫(yī)院文件編碼規(guī)則:文件編碼由英文字母與數(shù)字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:文件歸類一文件分發(fā)-文件序號(hào)一版本號(hào)。例如XZGL -ZD-001-01, 代表:行政管理立件一制度-第 個(gè)文件-第一版。
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一級(jí)編碼 |
含義 |
二級(jí)編碼 |
含義 |
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XZGL |
行政管理 |
ZD |
制度 |
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YLGL |
醫(yī)療管理 |
LC |
流程（診療、技術(shù)常規(guī)） |
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HLGL |
護(hù)理管理 |
GC |
規(guī)程（護(hù)理、技術(shù)堆積） |
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RSGL |
人事管理 |
ZZ |
職責(zé) |
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KJGL |
科教管理 |
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2、科室文件編碼規(guī)則：文件編碼由英文字母與數(shù)字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:科室名稱-文件分類~文件序號(hào)版本號(hào)。例如XNK -GZSC-001-01,代表:心內(nèi)科-工作手冊(cè)-第一冊(cè)-第一版。
3、所有經(jīng)過(guò)審批通過(guò)的文件，由文件編寫部門按照文件編碼規(guī)則進(jìn)行編碼登記。
五、發(fā)文處理程序
各部門制發(fā)公文，要嚴(yán)格按照公文制發(fā)程序進(jìn)行。
(一)擬稿：醫(yī)院行文由職能科室草擬，要求條理清楚、文 字精練、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)明確，結(jié)構(gòu)層次數(shù)為“一”、“(一)”、“l(fā)”、“(1)”。文稿必須使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫或打印件。
(二)核稿：由分管院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)文稿進(jìn)行審核和修正，以加強(qiáng)對(duì)發(fā)文的管理和控制，提高發(fā)文質(zhì)量。
(三)審核：公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室審核。凡不符合要求的文稿，辦公室有權(quán)提出修改、補(bǔ)充意見，或退回?cái)M稿科室。
(四)簽發(fā)：凡醫(yī)院行政或黨委紅頭文件，必須由院長(zhǎng)或黨委書記簽發(fā)或授權(quán)有關(guān)的副職領(lǐng)導(dǎo)批閱并簽字。文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿。
(五)繕印與校對(duì)：繕印要按公文格式進(jìn)行，分清主次緩急，先印急件。打印出清樣后交擬稿人或核稿人校對(duì)。
(六)發(fā)放與歸檔：公文打印完畢后，交有關(guān)科室發(fā)放，并認(rèn)真做好登記。辦公室要及時(shí)收集文箋、原稿與正式文件，按規(guī)定時(shí)間移交檔案室存檔。
2019年3月28日